Syarat & Ketentuan Layanan (Terms & Conditions)

1. Definisi & Ketentuan Umum

Dalam Syarat dan Ketentuan ini, kecuali konteksnya menentukan lain:

• “Layanan” merujuk pada seluruh fitur aplikasi web BosGaji yang diakses melalui domain resmi atau subdomain terkait.
• “Pengguna/Pelanggan” adalah perseorangan, pemilik usaha UMKM, staf HR/Payroll, atau entitas bisnis yang mendaftar dan menggunakan Layanan.
• “Data Pengguna” adalah seluruh informasi milik Pelanggan yang dimasukkan ke sistem, termasuk data karyawan, rincian gaji, absensi, dan dokumen terkait.
• “Periode Langganan” adalah masa aktif akses Layanan berbayar, baik bulanan maupun tahunan sesuai paket yang dipilih.

2. Kelayakan & Pendaftaran Akun

Untuk menggunakan Layanan, Pengguna wajib:

• Berusia minimal 18 tahun atau telah cakap menurut hukum yang berlaku di Republik Indonesia.
• Memberikan informasi pendaftaran yang benar, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan (termasuk nama usaha, alamat email aktif, dan nomor telepon).
• Bertanggung jawab penuh atas kerahasiaan kredensial akun (username & password) dan seluruh aktivitas yang terjadi di dalam akun tersebut.
• Segera memberitahukan kepada Kami jika terjadi indikasi penyalahgunaan akun atau pelanggaran keamanan.

3. Batasan Kuota & Lisensi SaaS

Kami memberikan lisensi non-eksklusif, tidak dapat dipindahtangankan, dan terbatas untuk mengakses dan memanfaatkan Layanan sesuai batasan kuota paket yang dipilih:

• Starter: Kuota maksimal 5 karyawan aktif, fitur dasar absensi dan payroll.
• Basic: Kuota maksimal 15 karyawan aktif, fitur WFH, dinas luar, multi shift, dan reimburse.
• Pro: Kuota maksimal 50 karyawan aktif, seluruh fitur operasional lengkap untuk UMKM berkembang.
• Enterprise: Kuota maksimal 150 karyawan aktif, skalabilitas cabang ganda dengan dukungan prioritas.

Jika jumlah karyawan aktif melebihi batas kuota paket, sistem akan meminta Pengguna untuk melakukan upgrade ke tier di atasnya sebelum dapat menambahkan data karyawan baru.

4. Paket & Ketentuan Pembayaran

Ketentuan mengenai biaya dan mekanisme pembayaran Layanan berbayar:

• Seluruh harga yang tercantum dinyatakan dalam mata uang Rupiah Indonesia (IDR).
• Pembayaran tagihan diproses secara aman melalui penyedia gerbang pembayaran resmi dan bank mitra (QRIS, Virtual Account, Kartu Kredit, atau Transfer Bank).
• Untuk paket langganan tahunan, tagihan dibayarkan di muka untuk periode 12 (dua belas) bulan penuh dengan diskon yang berlaku.
• Invoice atau bukti pembayaran resmi akan diterbitkan secara elektronik dan dapat diunduh langsung dari dashboard aplikasi atau dikirimkan ke email terdaftar.
• Keterlambatan pembayaran perpanjangan dapat mengakibatkan penangguhan sementara (suspend) akses fitur berbayar hingga pembayaran berhasil diselesaikan.

5. Ketentuan Paket Gratis (Starter Tier)

Paket Starter disediakan secara cuma-cuma (Rp 0) untuk mendukung usaha mikro yang baru memulai operasional:

• Tidak ada masa kedaluwarsa uji coba (gratis selamanya selama kuota ≤ 5 karyawan).
• Tidak memerlukan input kartu kredit atau jaminan pembayaran saat pendaftaran.
• Kami berhak menyesuaikan batasan fitur atau mengarsipkan akun yang tidak aktif (tidak pernah login atau melakukan aktivitas absensi) selama lebih dari 180 hari berturut-turut dengan pemberitahuan terlebih dahulu melalui email.

6. Pembatalan & Pengembalian Dana (Refund)

Kebijakan pembatalan langganan dan pengembalian dana diatur sebagai berikut:

• Pengguna dapat membatalkan perpanjangan langganan kapan saja melalui menu pengaturan akun sebelum siklus tagihan berikutnya dimulai.
• Setelah pembatalan, Pengguna tetap dapat mengakses fitur berbayar hingga akhir masa langganan aktif yang telah dibayar.
• Pengembalian dana (refund) prorata hanya dapat dipertimbangkan jika terjadi kendala teknis fatal pada sisi Kami yang menyebabkan Layanan tidak dapat diakses sama sekali selama lebih dari 72 jam berturut-turut, setelah diverifikasi oleh tim dukungan teknis.
• Biaya administrasi perbankan pihak ketiga (jika ada) yang timbul dari proses transaksi tidak dapat dikembalikan.

7. Keamanan & Kerahasiaan Data (UU PDP)

Kami berkomitmen menjaga kerahasiaan dan keamanan data Pengguna sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP):

• Seluruh data karyawan (nama, NIK, nomor rekening, nominal gaji, presensi lokasi GPS) adalah milik penuh Pengguna. Kami bertindak sebagai Pengolah Data (Data Processor) dan Pengguna bertindak sebagai Pengendali Data (Data Controller).
• Kami menerapkan standar enkripsi SSL/TLS 256-bit dalam transmisi data dan enkripsi pada database penyimpanan.
• Kami tidak akan menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi karyawan Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran tanpa persetujuan tertulis dari Pengguna.
• Pengguna dapat meminta pencadangan (backup data) atau penghapusan permanen seluruh data perusahaan dari sistem Kami apabila memutuskan berhenti berlangganan.

8. Penafian Perhitungan Pajak & BPJS

Modul perhitungan PPh 21 TER 2024, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan dirancang mengacu pada regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan Republik Indonesia:

• Sistem menghitung angka estimasi berdasarkan input data komponen gaji dan status PTKP yang dimasukkan oleh Pengguna.
• Pengguna bertanggung jawab penuh atas kebenaran input data dan kepatuhan pelaporan SPT Masa/Tahunan ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) serta BPJS.
• Kami tidak bertindak sebagai konsultan pajak resmi atau penasihat hukum. Segala sanksi atau ketidaksesuaian laporan pajak yang timbul akibat kesalahan input data oleh Pengguna berada di luar tanggung jawab Kami.

9. Ketersediaan Sistem (SLA) & Batasan Tanggung Jawab

Kami berupaya menjaga ketersediaan layanan dengan target uptime 99.5% per bulan:

• Pemeliharaan rutin (scheduled maintenance) akan diinformasikan sebelumnya melalui dashboard atau email resmi.
• Kami tidak bertanggung jawab atas gangguan yang disebabkan oleh keadaan kahar (force majeure), gangguan koneksi ISP lokal Pengguna, atau perangkat smartphone karyawan yang tidak kompatibel.
• Dalam batasan maksimal yang diizinkan hukum, total tanggung jawab Kami atas klaim apa pun yang timbul dari penggunaan Layanan terbatas pada jumlah biaya langganan yang telah dibayarkan Pengguna dalam 3 (tiga) bulan terakhir.

10. Hak Kekayaan Intelektual

Seluruh hak cipta, merek dagang, kode sumber aplikasi, desain UI/UX, dan logo BosGaji adalah kekayaan intelektual milik Kami. Pengguna dilarang menyalin, merekayasa balik (reverse engineering), mendistribusikan ulang, atau menyewakan Layanan tanpa izin tertulis dari Kami.

11. Hukum yang Berlaku & Dukungan Pelanggan

Perjanjian Syarat dan Ketentuan ini tunduk pada dan ditafsirkan sesuai dengan hukum yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia. Setiap perselisihan yang timbul akan diselesaikan terlebih dahulu melalui musyawarah mufakat secara kekeluargaan.